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校办档案室
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安徽工业大学声像档案管理暂行办法
2011-03-22 15:10  

校办[2004]13

2004615制发

    为了提高我校声像载体档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平,更好地开展利用声像档案信息资源万达彩票app下载,有效地为学校工作服务,依据《中华人民共和国档案法》万达彩票app下载万达彩票app下载,国务院颁发的《音像资料管理规定》及国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规,结合我校实际情况,特制定本办法。

 

第一章  基本原则

    第一条  声像档案是指在我校各项工作和社会公务活动中直接形成的具有保存价值的以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录万达彩票app下载,包括照片、录音制品、录像制品万达彩票app下载、幻灯片、磁盘万达彩票app下载、影视胶片、缩微胶片、光盘万达彩票app下载、芯片以及说明文字等。

    第二条  声像档案是我校档案的重要组成部分,由档案室实行集中统一管理。摄录人员或承办部门整理后应及时移交综合档案室归档,任何个人不得据为己有。

    第三条  声像档案材料的形成、积累万达彩票app下载、归档是我校各部门(单位)的工作职责之一。学校各部门(单位)要根据声像档案载体的特点把声像档案的工作纳入自己的管理制度中万达彩票app下载,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。大力开发信息资源万达彩票app下载,为提高本校的教学万达彩票app下载、科研管理工作水平服务。

    第四条  声像档案是特殊载体,它的记录形式及制作方法、保管条件万达彩票app下载、利用方式均和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律进行特殊管理。

第五条       声像档案工作应列入档案工作发展规划,在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证。

 

第二章  声像档案的收集范围和要求

第六条  声像档案的收集范围:具体见附件1。

    第七条  声像档案的归档要求

1、归档的声像材料必须反映声像制作活动内容的全过程万达彩票app下载,保证完整、准确万达彩票app下载、系统。

2万达彩票app下载、归档的声像材料要求是原版、原件,图像清晰、声音清楚,(照片不能在橱窗展出后再归档)。

3、凡归档的声像材料,由形成部门进行整理、编辑,填写移交目录后向档案室归档。照片在归档时,连同相应的底片一起归档,并附简要的文字说明(包括时间万达彩票app下载、地点、事由、人物及职务、背景及摄影者)万达彩票app下载;录音万达彩票app下载、录像、芯片、光盘归档也须简要说明该盘()的内容、讲话人姓名万达彩票app下载、职务、录制日期、录制人和放映时长等;

4、用数码相机拍摄的重要照片万达彩票app下载,应发E-mail或刻录成光盘(可擦洗的)到综合档案室,由声像档案管理人员进行挑选,待确定内容后,再由摄影部门或摄影者冲洗归档(要求同上)。         

5、声像材料制作形成的费用万达彩票app下载,待材料移交到综合档案室并经签字认可后,财务部门方能给予报销。

第八条  声像档案的归档时间

1、各院()毕业生合影9(照片、底片、名单并过塑)的照片于七月中旬前移交万达彩票app下载。各院()所形成的重大活动照片,可在此活动结束后随时向综合档案室移交。

2、行政各部门、直属单位均为立卷单位万达彩票app下载万达彩票app下载,应将形成的声像材料随时移交归档,但最迟不得超过次年一月底。

3、电教中心摄录形成的学校重大活动的声像材料,应在活动结束后3个月内向综合档案室移交归档。外购或复制的声像材料,次年六月底前向档案室送交一份目录,以便档案室了解情况,便于提供利用。

第九条  声像档案归档时万达彩票app下载,由移交单位填写移交目录清单,一式两份,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。

 

第三章  声像档案的立卷原则与整理

第十条  声像档案的立卷原则:应以有利于保持声像档案的有机联系万达彩票app下载,便于保管和利用为原则万达彩票app下载,根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体,编制档号的二级类目(载体)代号(代码)。声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号。年度号用声像档案形成的自然年度万达彩票app下载,声像档案分类代号见附件2。

第十一条  立卷方法:

1万达彩票app下载万达彩票app下载、照片一般按年代--专题(内容)组卷。照片档案由底片、照片和文字说明材料组成,有专题材料的注明参见号。

2万达彩票app下载、录像带档案原则一卷()为一个保管单位万达彩票app下载。

3、录音、光盘、芯片等可由若干()组成一个保管单位万达彩票app下载。分别进行整理万达彩票app下载,按年代、内容、盘顺序排列,按盘编案卷目录。一盘多作者或多内容的万达彩票app下载,应编制卷内目录。

第十二条  归档材料的整理

()声像档案应加以必要的文字说明,并与档案载体一同放在声像档案保管单位内。

1、照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物、摄影者。

2、录像带档案盒上,要标注档号万达彩票app下载、片名。录制部门、地点、放映时长万达彩票app下载、摄制日期万达彩票app下载、密级等万达彩票app下载。

3、光盘、芯片等应注明存储文件的内容万达彩票app下载、运行的软件、硬件环境、版本号等。

4万达彩票app下载、录音带档案盒上万达彩票app下载,要标注档号万达彩票app下载、讲话人姓名、职务、题名、录制时间、讲话时长等。

()一个保管单位内装有若干盒()声像档案的,应填写卷内目录。

()声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内,其封面与一般档案卷万达彩票app下载、盒一样,分别填写档号、题号、责任者(录制单位或个人)、录制时间、密级、保管期限。

 

第四章  声像档案的保售

第十三条  为方便查阅档案,编制各种分类目录和专题目录,按不同种类、载体和编目顺序分别专柜存放万达彩票app下载。

第十四条  按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

第十五条  声像档案的库房和装具要做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防潮万达彩票app下载、防有害气体。保存照片的库房温度控制在15度一25度,相对湿度55%-65%。其它声像档案库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜18-24度万达彩票app下载,相对湿度3545%。

第十六条  照片册万达彩票app下载、录音、录像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒与盒的间距不小于 3mm万达彩票app下载;存放磁盘应放在防磁柜中。

l、定期检查声像档案保管情况。对长期保存且不常用的录音带、录像带,应每隔半年重绕一次。对使用比较频繁和已受损的录音带、录像带,要及时进行技术处理和复制。照片档案如发现有变质万达彩票app下载、变形等现象应及时采取措施加以补救。

2、归档保存的声像档案,任何人不得私自抽出,清洗万达彩票app下载、消磁和涂改。

3万达彩票app下载、销毁声像档案应经过档案鉴定委员会鉴定万达彩票app下载,报经主管领导审批,并在案卷目录中注销万达彩票app下载。具体按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。在销毁方式上万达彩票app下载,应注意按不同载体声像材料的性能,采用不同的销毁方式,如洗掉、去磁等万达彩票app下载。

4万达彩票app下载、建立健全声像档案统计制度。按《高等学校档案部门业务建设规范》第八个五年计划10条执行。

 

第五章  声像档案的利用

第十七条  建立声像档案借阅、利用制度,严格审批手续。原版声像档案一般不得外借。

1万达彩票app下载、配备必要的录音、录像、放像设备,编制必要的声像目录万达彩票app下载、卡片等检索工具万达彩票app下载,为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

2万达彩票app下载、配合学校的中心工作,利用声像档案举办校史展、报告会,编制综合性或专题性画册,主动为学校各项工作提供服务万达彩票app下载。

3、声像档案在保管和利用过程中,如发现有损毁万达彩票app下载、倒卖万达彩票app下载、私带出境等违反法律行为,应按《中华人民共和国档案法》执行。

 

第六章  附则

第十八条  本办法由综合档案室负责解释,自发布之日起施行。

 

 

附件1

归档范围和保管期限表

类别

序号

类目名称

保管期限

党政活动类

1

校主持召开的各种会议的声像材料。如:历届党代会、教代会万达彩票app下载、团代会、学代会以及党政部门召开的重大会议。包括:开幕、闭幕场面、领导讲话万达彩票app下载、代表发言、会议情况。

永久

2

校庆万达彩票app下载、历届教师节、重大纪念日万达彩票app下载、英模报告会等重要声像材料。

永久

3

省级以上党政领导和社会知名人士来?;疃òㄊ硬?、座谈等)和题字(词)的声像材料。

永久

4

建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学活动、科研等项活动的声像材料。

永久

5

校内民主党派的重大活动声像材料

永久

6

国内有影响的教授万达彩票app下载、专家等在校访问活动的声像材料。

永久

7

港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

永久

8

本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。

永久

9

其它有重要意义活动形成的声像材料。

永久

教学活动类

 

1

迎新万达彩票app下载、开学及毕业典礼,领导、来宾讲话,师生代表发言等活动场面的声像材料。

永久

2

历届毕业生(专科生、本科生万达彩票app下载、硕士生、博士生)的毕业合影照片。

永久

3

知名教授万达彩票app下载、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课万达彩票app下载,学生听课、研究生论文答辩万达彩票app下载、实验、电化教学等的声像材料。

永久

4

师生实习、社会实践等各项活动的声像材料。

永久

5

评优评奖大会场面的材料。

永久

6

有关实习万达彩票app下载、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料万达彩票app下载。

永久

7

历届运动会开幕、闭幕式,领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

永久

科研活动类

1

重大、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

永久

2

科研成果评选及颁奖仪式的场面声像材料。

永久

3

由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括:大会开幕万达彩票app下载万达彩票app下载、闭幕式,大会发言、著名学者报告等声像材料。

永久

4

著名专家来校作学术报告的声像材料。

永久

5

科研成果投入生产后所形成的社会效益、经济效益万达彩票app下载、成果应用情况等的声像材料。

永久

6

由学校组织或代表学校参加展览会的版面及展品照片,展览会期间洽谈业务场景的声像材料。

永久

基本建设类

1

重大自然灾害、重大事件所造成的破坏性现场照片。

永久

2

校园风光、鸟瞰图、校门、校标等方面的照片。

永久

3

学校的教学实验楼、行政服务楼、教工住宅楼、学生宿舍楼等的照片。

 

外事活动类

1

国外友好人士及各种代表团来校参观访问的声像材料。

永久

2

与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

永久

3

外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

永久

4

外籍教师在校讲学、工作的声像材料。

永久

5

在我校召开的国际学术会议场面的声像材料万达彩票app下载。

  永久

6

本校派出国外进行友好访问、考察、讲学、科学研究、进修、留学所获得的声像材料。

 永久

产品设

备类

1

研制万达彩票app下载、试制、生产的产品样照片。

 永久

2

产品使用情况的场面声像材料。

 永久

获奖类

1

教学活动获得的省级奖状及奖品照片。

永久

2

科研项目成果奖状万达彩票app下载、奖品及专利证书照片万达彩票app下载。

永久

3

学校产品获奖的奖状照片。

永久

4

各类活动中被评为省级先进集体万达彩票app下载、文明单位等奖状及奖品照片。

永久

5

获省级以上劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片。

永久

人物类

1

历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

永久

2

博士生导师等名人的全部声像材料。

永久

3

国内外知名校友返型虼锊势盿pp下载;疃?万达彩票app下载、捐赠仪式等的声像材料。

永久

                                      

附件2

二级类目代号简表

          SX                          代码

12       照片

13       光盘                     RG

14       磁盘                     RP

15       录音带                   A

16       录像带                   V

17       幻灯片                   L

18       缩微胶片                 M

19       影视胶片                 F

 

 

 

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